Personalverantwortliche

Logins der Personalverantwortlichen

Personalverantwortliche erhalten ihren Login per E-Mail. Daher ist es wichtig, dass Sie die E-Mail-Adresse der Personalverantwortlichen unter „E-Mail geschäftlich“ hinterlegen. Wenn Sie dies erledigt haben, können Sie in den Daten der Person die Anmeldedaten erzeugen.

Bevor Personalverantwortliche den Login erhalten, haben Sie die Möglichkeit, ihre Zugriffsrechte zu definieren – sofern Sie ihnen nicht bereits eine Rolle zugeteilt haben.

Die Person erhält nun eine E-Mail mit dem Link zur Anmeldeseite, ihrem Nutzernamen (die E-Mail-Adresse) und einem vom System generierten Passwort.

Logins von Personalverantwortlichen löschen:

Sie können die Anmeldedaten der Personalverantwortlichen an der Stelle, an der Sie sie vergeben haben, auch jederzeit löschen. Die Person kann sich mit den zugesendeten Daten nun nicht mehr einloggen.

Personalverantwortlichen ein neues Passwort zuteilen:

Sollten Personalverantwortliche ihr Passwort vergessen und die E-Mail mit den Login-Daten nicht mehr wiederfinden, können Sie ihnen über den Button „Passwort neu“ ein neues Passwort per E-Mail zusenden lassen.

Die Anzahl der Personalverantwortlichen ist nicht beschränkt und hat keinen Einfluss auf die monatlichen Kosten.

Personalverantwortliche importieren

Um die Daten Ihrer Personalverantwortlichen zu importieren, füllen Sie die entsprechende Import-Tabelle aus.

Kontaktieren Sie uns über anavi@testsysteme.de und wir schicken Ihnen die Tabelle zu!

Die Import-Tabelle vorbereiten

Die gefetteten Spalten müssen ausgefüllt sein, damit der Import funktioniert. Die Personalnummer dient dabei als eindeutige Identifikation. Sie können anstelle der tatsächlichen Personalnummern auch von 1 bis x durchnummerieren oder die jeweilige E-Mail-Adresse verwenden.

Die Angaben der kursiv gedruckten Spalten müssen bereits im Azubi-Navigator eingepflegt sein, damit eine Zuordnung beim Import erfolgen kann. Die Bezeichnung in der Import-Tabelle muss dabei exakt mit jenen im System übereinstimmen.

Die Importprofile verwalten

Gehen Sie unter Basisdaten in den Punkt Personalverantwortliche und klicken Sie links oben auf „Import“. Wählen Sie im Drop-down-Menü den Punkt „Importprofile verwalten“.

Legen Sie nun ein neues Profil an und laden Sie auf der rechten Seite Ihre Import-Tabelle oder die leere Vorlage als Muster hoch. Alle Spalten dieser Tabelle werden Ihnen nun angezeigt. Ordnen Sie diese per Drag-and-Drop den Feldern im Azubi-Navigator auf der linken Seite zu. Wenn Sie eine Spalte nicht zuteilen bzw. ein Feld im Azubi-Navigator nicht befüllen, wird dies beim Import ignoriert.

Den Import durchführen

Nachdem Sie die Importprofile angelegt und Ihre Import-Tabelle vervollständigt haben, können Sie den Import durchführen.

Klicken Sie nun bei den Personalverantwortlichen unter Import auf „Personalverantwortliche importieren“. Wählen Sie Ihre erstellte Vorlage aus und lassen Sie zunächst den gelben Regler auf Testimport stehen, damit Sie den Vorgang einmal überprüfen können. Im nächsten Schritt wählen Sie Ihre Datei mit den Import-Daten der Personalverantwortlichen aus.

Wenn Sie nun auf „Weiter“ klicken, wird der Import einmal beispielweise durchgeführt, ohne dass die Daten tatsächlich ins System übertragen werden. Das Ergebnisprotokoll macht Sie auf ggf. auftretende Unstimmigkeiten aufmerksam.

Sobald Sie diese beseitigt haben und bei einem wiederholten Testdurchlauf nur noch die Zeile „Datei wurde eingelesen und nicht (Testmodus) verarbeitet“ erscheint, führen Sie den Import ein letztes Mal durch und nehmen den Haken bei Testimport im ersten Schritt raus.

Mögliche Unstimmigkeiten im Ergebnisprotokoll:

• Wenn ein Standort oder eine Sichtbarkeitsgruppe „nicht gefunden“ wird, unterscheidet sich womöglich die Schreibweise in der Tabelle von der im System. Achten Sie dabei insbesondere auf Tippfehler oder Leerzeichen.
• Ist von „Personalid“ oder „Primärschlüssel“ die Rede, dann ist die Personalnummer nicht eindeutig oder fehlt ganz.
• Ein "unbekannter Fehler", der das Datum betrifft, weist auf ein falsches Format der Angabe hin.

So kann das im Alltag aussehen

Frau Müller hat in den vorherigen Schritten alles, was für den Import der Personalverantwortlichen im System stehen muss, exakt eingepflegt: Die Standorte mit Abteilungen, Sichtbarkeitsgruppen und Sicherheitsrollen.

Nun hat Sie ihre Import-Tabelle für 10 Personalverantwortliche inklusive Kontaktdaten und Position der einzelnen Personen vorbereitet und legt im nächsten Schritt ein Importprofil an. Dazu wählt Sie bei den Personalverantwortlichen den entsprechenden Button aus …

… und lädt dort ihre Import-Datei als Vorlage hoch. Im Anschluss weist sie die Spalten ihrer Tabelle den Feldern im Azubi-Navigator zu.

Die privaten Kontaktdaten, die sie nicht mit angeben möchte, überspringt sie einfach. Im nächsten Schritt führt sie den Import als Test durch.

Dafür verwendet Sie das Profil, welches sie zuvor angelegt hat, aus und lässt den Haken bei „Nur Testimport – keine Verarbeitung“ stehen.

Im zweiten Schritt wählt sie die Datei mit den Informationen der Personalverantwortlichen aus und lässt sich das Ergebnis-Protokoll anzeigen. Folgende Unstimmigkeiten haben sich bei ihrem Import ergeben:

Frau Müller überprüft ihre Import-Tabelle und vergleicht Sie mit den angelegten Sichtbarkeitsrollen im System. Sie stellt fest, dass sie in ihrer Excel-Datei den Backslash für „Ausbildungsbeauftragte/r“ vergessen hat.

Sie korrigiert die Tabelle und speichert die Änderungen ab, bevor sie einen erneuten Testimport durchführt. Sie erhält nun folgendes Ergebnisprotokoll…

… und führt den Import ein letztes Mal durch, so dass die Daten nun auch eingelesen und verarbeitet werden. In der Übersicht der Personalverantwortlichen sieht Frau Müller jetzt die importierten Mitarbeiter.

Wenn sie sich nun die einzelnen Abteilungen anschaut, sind die entsprechenden Personalverantwortlichen dort als Ansprechpartner hinterlegt.

Personalverantwortliche manuell anlegen

Um Personalverantwortliche manuell anzulegen, klicken Sie unter Basisdaten und Personalverantwortliche auf „Neuer Personalverantwortlicher“. In der darauffolgenden Oberfläche können Sie die gewünschten Informationen zu der Person einpflegen. Sobald Sie auf „Speichern“ klicken, wird ein Personalverantwortliche*r erstellt und Sie können ihm einen Login mit Zugriffsrechten bzw. eine Rolle zuteilen.

Notwendige Angaben sind bei den Personalverantwortlichen der Name und die E-Mail-Adresse für den Zugang inklusive der Zugriffsrechte.

Weitere Informationen zu Personalverantwortlichen können Kontaktdaten und Adresse sowie die Jobbeschreibung und persönliche Informationen sein.

Personalverantwortliche können anschließend innerhalb der Standortdaten als Ansprechpartner einer Abteilung hinzugefügt werden. Die Zuordnung zu den Sichtbarkeitsgruppen findet in den jeweiligen Sichtbarkeitsgruppen statt.

So kann das im Alltag aussehen

Frau Müller fällt nach dem Import auf, dass Sie den Ausbildungsbeauftragten Herrn Albrecht vergessen hat. Sie entscheidet sich dazu ihn manuell anzulegen. Sie legt einen neuen Personalverantwortlichen an und pflegt die Daten von Herrn Albrecht ein.

Sie teilt ihm die Rolle des Ausbildungsbeauftragten zu.

In Herrn Albrechts Abteilung, der Fertigung, werden Mechatroniker*innen ausgebildet. Frau Müller fügt ihn daher der entsprechenden Sichtbarkeitsgruppe zu und gibt ihn als Ansprechpartner für die Abteilung an.

Ist ein Azubi in seiner Abteilung ist er für alle anstehenden Feedbacks, Unterweisungen und zu unterzeichnende Berichtshefte hinzuzuziehen.