Der Versetzungsplan
Aufbau der Plantafel
Auslastung der Abteilungen
Die obere Plantafel der Versetzungsplanung zeigt die Auslastungen der einzelnen Abteilungen, in alphabetischer Reihenfolge, an. Neben dem Kurznamen wird rechts von der Abteilung die Kapazität dieser angezeigt. Beides legen Sie innerhalb der Daten der Abteilung fest.
Wenn die Kapazität einer Abteilung überschritten wird, zeigt die Plantafel diese Überlastung mit einem roten Balken im entsprechenden Zeitraum an. Das System verhindert diese Planung nicht, für den Fall, dass eine größere Auslastung beabsichtigt ist – z.B. bei der „alte“ Azubi weist den „neuen“ bei einem Abteilungswechsel ein, bevor er selbst wechselt.
In einer Abteilung werden anschließend alle Auszubildende und Studierende angezeigt, die dort im festgelegten Zeitraum eingeplant sind. Diese Anzeige können Sie jederzeit ein- und ausklappen.
Personenauslastung
Die untere Plantafel der Versetzungsplanung zeigt die Auslastung der einzelnen Personen an. Die einzelnen Azubis werden nach dem Nachnamen alphabetisch sortiert und neben dem Namen steht zusätzlich das Ausbildungsjahr und der Beruf.
Die Abteilungen, in die der Azubi eingeplant wurde, werden mit den festgelegten Farben angezeigt. Bei einer Doppelbelegung erscheint ein dicker, roter Balken, in dem die Kürzel der Abteilungen stehen.
Der Anzeige Zeitraum
Das Start- und Enddatum der angezeigten Versetzungsplanung legen Sie auf der oberen, rechten Seite fest. Beide Daten können über einen Kalender ausgewählt werden. Sie haben somit die Möglichkeit sowohl in die Vergangenheit als auch in die Zukunft zu planen.
Klicken Sie, nachdem Sie den Zeitraum angepasst haben auf „Aktualisieren“, damit dieser in der Darstellung passend angezeigt wird.
Zusätzlich können Sie über den Haken bei „Wochensicht“ bestimmen, ob die einzelnen Wochentage in der Plantafel angezeigt werden sollen oder nicht.
Die Planung veröffentlichen
Das „Veröffentlichen“ ist eine der wichtigsten Funktionen. Wann immer Sie eine Planung abschlossen haben und diese mit den beteiligten Kolleg*innen und Azubis teilen möchten, müssen Sie diese veröffentlichen. Erst jetzt können Auszubildende und Infoportaler ihre Planung sehen und eingestellte Regeln und Workflows greifen.
Unveröffentlichte Planung erkennen Sie daran, dass diese einen grün-gestrichelten Rahmen haben. Nach der Veröffentlichung ist dieser durchgehend grün.
Filtern
Sie können sowohl die Abteilungen als auch die Azubis nach bestimmten Kriterien filtern. Die Filtersets für die Abteilungen erstellen Sie über den entsprechenden Button oberhalb der Abteilungsauslastung. Hier können Sie beliebig viele Filtersets erstellen und entsprechende Abteilungen hinzu klicken.
Auf der rechten Seite oberhalb der Abteilungsauslastung können Sie nun einen dieser Filter auswählen und anwenden.
Zusätzlich dazu können Sie mit der Auswahl direkt oberhalb der Plantafel gewisse Einplanungen Zeitweise entfernen, um z.B. eine bessere Übersicht zu erhalten.
Die Filter für die Auszubildenden und Studierenden sind bereits festgelegt. Unter dem kleinen Trichter neben der Überschrift der Personenauslastung können Sie die Azubis nach Ausbildungsjahr und -beruf sowie nach Gruppen filtern.
Da Sie die Gruppen individuell anpassen können, haben Sie somit die Möglichkeit eigene „Filter“ zu erstellen.
Weitere Einstellungen
Oben rechts finden Sie die Einführung in die Planung. Hier werden die einzelnen Schaltflächen noch einmal erklärt und eine Drag-and-Drop Planung demonstriert.
Unter Weiteres können Sie den Plandatenimport verwalten und vornehmen. In den Einstellungen können Sie bestimmen, ob nur die Kurbezeichnungen verwendet werden sollen und ob bei einer Analyse nur die Abteilung am Standort des Azubis berücksichtigt werden sollen. Der Farbcode für die Ferien kann an dieser stelle angepasst werden, so wie die Dauer der Arbeitswoche – Montag bis Freitag oder Montag bis Samstag. Den „Cache leeren“ kann helfen, wenn bestimmte Planung nicht angezeigt werden oder in der Azubi-Liste falsche Angaben auftauchen.
Sie können sich zu der Versetzungsplanung Berichte der Azubis pro Einsatzort ziehen. Dafür müssen Sie eine Abteilung auswählen und anschließend den gewünschten Zeitraum bestimmen. Die Berichte gibt es im PDF-, Excel- und Word-Format und Sie finden diese anschließend im Menü unter „Bericht“ und „Eigene Berichte“.