Prüfteams verwalten
Die Prüfteams für Berichtshefte finden Sie in den Basisdaten. Über den Button „Neues Prüfteam“ können Sie beliebig viele Teams erstellen.
Prüfer bestimmen
Auf der rechten Seite wählen Sie die prüfenden Teammitglieder aus. Wenn Sie den „Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte“ auswählen geht das Berichtsheft automatisch an die hinterlegten Ansprechpartner der Abteilung, in der der Azubi gerade ist. Zudem lassen sich feste Prüfer bestimmen. Für jeden Prüfer können Vertreter festgelegt werden. Der Vertreter und der Prüfer können beide das Berichtsheft einsehen, jedoch muss es nur von einem abgezeichnet werden, damit es als abgeschlossen gilt. Bei zwei getrennten Prüfern muss es von beiden abgezeichnet werden, Bitte beachten: die Prüfer benötigen einen Login, damit sie zugeteilt werden können, so dass Berichtshefte nicht ins Leere laufen.
Erinnerungen einstellen
Neben dem Berichtsheftdesign können Sie auf der linken Seite die Tage bis zur Erinnerung bestimmen.
Die Erinnerungen auf der linken Seite lösen Benachrichtigungen aus, die auf dem Dashboard erscheinen. In Verbindung mit Regeln und Workflows können Sie auch E-Mails nach Ablauf der angegebenen Zeit versenden lassen. Diese legen fest, wie viele Tage nach Ende des vorgesehenen Zeitraums der Azubi Zeit hat sein Berichtsheft abzugeben, bevor es als überfällig angezeigt wird. Sie können verschiedene Tage festlegen nach denen es einmal dem Azubi oder dem Prüfer als überfällig angezeigt wird. Die „Tage bis zur Eskalation“ können eingestellt werden, um in Kombination mit den Regeln und Workflows bei Bedarf z.B. eine weitere Person als Kontrollinstanz zu informieren. Bitte beachten: ohne das Einstellen von entsprechenden Regeln werden keine E-Mails versendet. Die Benachrichtigung erfolgt über das Dashboard des Azubis bzw. die Aktivitäten.
Auf der rechten Seite bestimmen Sie, wann die einzelnen Prüfer daran erinnert werden das vom Azubi eingereichte Berichtsheft abzuzeichnen. Die Erinnerung erfolgt hier per E-Mail.
So kann das im Alltag aussehen
Frau Müller benötigt zwei Prüfteams – eins für ihre gewerblichen und eins für ihre kaufmännischen Azubis. So kann sie die entsprechenden Berichtsheftdesigns und Prüfer passend zuteilen. Das Prüfteam für die gewerblichen Azubis hat sie bereits angelegt und startete nun mit dem für die kaufmännischen Azubis.
Frau Müller teilt dem Prüfteam das zuvor angelegte Berichtsheftdesign für die kaufmännischen Azubis zu. Den Azubis gibt sie einen Spielraum von sieben Tagen, um das Berichtsheft zu führen. Eine Woche nach dem beendeten Monat wird der Azubi über das Dashboard darüber informiert, dass der Eintrag überfällig ist. Die Erinnerung für die Prüfer wird drei Tage später angestoßen, so dass die Azubis ein wenig Zeit haben, um das entsprechende Berichtsheft nachzureichen. Frau Müller möchte anschließend eine Regel einstellen, die die Personalabteilung informiert, wenn das Berichtsheft vier Wochen überfällig ist. Dafür stellt sie 28 Tage bis zur Eskalation ein.
Als nächstes legt Sie den ersten Prüfer – und zwar den Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte – an. Die Berichtshefte der kaufmännischen Auszubildenden sollen also als erstes an ihren jeweiligen Ansprechpartner in der Abteilung, in der sie sich laut ihrer Versetzungsplanung gerade befinden. Der Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte erhält eine Woche nachdem der Azubi einen Ausbildungsnachweis abgegeben hat den Hinweis dieses einzusehen.
Als zweiten Prüfer bestimmt Frau Müller die kaufmännische Ausbilderin Frau Eberhardt. Sie gibt sich selbst als Vertreterin an. Beide können den Eintrag, nachdem der Platzhalter für Ausbildungsbeauftragte diesen abgezeichnet hat, einsehen und sobald einer von beiden es ebenfalls abgezeichnet hat, ist es abgeschlossen. Frau Müller springt jedoch nur dann ein, wenn sie weiß, dass Frau Eberhardt für längere Zeit krank oder im Urlaub ist. Zuletzt stellt sie für Frau Eberhardt eine Erinnerung per E-Mail ein, die sie 14 Tage nachdem der Azubi dieses abgegeben hat auffordert dieses abzuzeichnen.
