Planen

per Drag-and-Drop

So nehmen Sie die Planung vor

Mit der Planung per Drag-and-Drop planen Sie die Einsätze Ihrer Azubis Schritt für Schritt.

Wählen Sie als erstes den Azubi – bzw. die Azubis – aus, den Sie einplanen möchten und klicken Sie diesen an, halten jedoch gedrückt. Wenn Sie nun die Maus bewegen, erscheint ein grauer Kasten mit dem Namen ausgewählten Person/en.

Nun „ziehen“ Sie diesen Kasten nach oben zu den Abteilungen. Ihnen werden nun der Einsatzort und der Zeitpunkt, über dem Sie sich befinden angezeigt. Lassen Sie den Azubi los, sobald Sie bei der Gewünschten Abteilung und dem passenden Startdatum angekommen sind.

Es öffnet sich nun ein Pop-Up Fenster mit den entsprechenden Informationen zu dem Aufenthalt.

Sollten Sie die Abteilung oder das Startdatum einmal verfehlen können Sie dies nun hier korrigieren. Das Enddatum des Aufenthaltes können Sie sowohl über den Kalender als auch über die Schnellauswahl festlegen.

Über den Kommentar können Sie sich Notizen zu der Planung machen.

Wenn Sie die Ausbildungsprofile gepflegt und zugeteilt haben, können Sie dem Abteilungsaufenthalt entsprechend Inhalte zuweisen. Hinweis: hier wird festgehalten welche Inhalte geplant werden zu übermitteln. Ob dies auch geschehen ist, wird im Ausbildungsfortschritt erfasst.

So kann das im Alltag aussehen

Coming Soon.

nach Themen

Vorbereitung

Die Grundlage für die themenbezogene Versetzungsplanung sind die Ausbildungsprofile. Diese müssen vollständig ausgefüllt und dem Azubi zugeteilt sein. Entscheidend sind vor allem die Angaben zur Abteilung sowie zu Zeitraum und Dauer.

Vorgehen

Wählen Sie den Azubi aus, den Sie einplanen möchten und klicken Sie oberhalb der Personenauslastung auf „Planen nach Ausbildungsplan“. Bitte beachten: es dauert in der Regel einen Moment, bis Sie die Buttons anklicken können.

Aufbau

Als nächstes erscheint eine eigene Plantafel für die Planung des Azubis. Auf der linken Seite sind die Themen aus dem Ausbildungsplan des Azubis aufgelistet. Die blauen Balken geben die festgelegte Dauer an. Die gestrichelten Balken um die einzelnen Themen zeigt den gedachten Zeitraum an. Beides kann nach Bedarf verlängert oder verkürzt bzw. überschritten werden. Grün hinterlegte Zeiträume auf der Plantafel, zeigen die Blockschulzeiten des Azubis an. Wenn Sie die einzelnen Themen über das Dreieck auf der linken Seite aufklappen, wird Ihnen die Abteilung(en), die Sie für dieses Thema vorgesehen haben, angezeigt. Ein roter Balken kennzeichnet die Zeiträume, in denen die Abteilungen bereits voll besetzt sind.

Planen

Schieben Sie nun die einzelnen blauen Balken an die gewünschten Stellen und passen die längen entsprechend an. Soll ein Thema mehrmals zu verschiedenen Zeiten behandelt werden, können Sie die Balken über den entsprechenden Button oben, rechts „Splitten“.

Per Doppelklick bestätigen Sie nun die Einplanung. Kann ein Thema an mehreren Einsatzorten vermittelt werden, erscheint voran ein Pop-Up Fenster mit der entsprechenden Auswahlmöglichkeit. Bestätigte Aufenthalte werden gelb und zusätzlich auf der linken Seite angezeigt. Hier kann Sie auch wieder gelöscht werden.

Sobald Sie fertig sind – es muss nicht zwingend die ganze Ausbildungszeit verplant sein – klicken Sie auf „Übernehmen“ und gelangen somit zurück zur Versetzungsplanung. Hier können Sie die Planung wie gewohnt veröffentlichen.

Einsätze können im Nachhinein verschoben, gekürzt oder verlängert und neu veröffentlicht werden.

Über den Button „Analyse nach Ausbildungsplan“ können die nachvollziehen in welche Abteilungen und mit welchen Themen die Auszubildenden bereits eingeplant waren bzw. welche noch fehlen.

So kann das im Alltag aussehen

Coming soon.

per Import

Das Importieren der Plandaten ermöglicht Ihnen die Einsätze vieler Azubis über einen langen Zeitraum auf einen Schlag in das System einzulesen.

Besonders eignet sich diese Funktion, um die Planung vor Einsatz des Azubi-Navigators in das System zu übertragen. Bei der aktuellen Planung gehen Ihnen mit dieser Vorgehensweise Informationen über die Auslastung und Doppelbelegungen verloren.

Import vorbereiten

Für den Import der Plandaten müssen folgende Angaben vorliegen:

Vor- und Nachname des Azubis*
Standort und Abteilung*
Zeitraum des Einsatzes (Format: TT.MM.JJJJ)

Mit * markierte Angaben müssen genauso geschrieben sein wie im Azubi-Navigator. Achtung: auch auf Leerzeichen vor oder nach Einträgen achten.

Nach diesem Format können Sie nun Ihre Planung wie gewohnt in Excel eintragen. In einer Tabelle können dabei die Einsätze von allen Azubis, an verschiedenen Abteilungen über mehrere Jahre erfasst werden.

Importprofil

In der Versetzungsplanung finden Sie oben rechts den Button „Weiteres“ und darunter den Punkt „Importprofile verwalten“. Erstellen Sie hier nun ein neues Profil.

Nachdem Sie den Namen des Profils gespeichert haben, laden Sie auf der rechten Seite Ihre Import-Tabelle oder die leere Vorlage als Muster hoch. Alle Spalten dieser Tabelle werden Ihnen nun angezeigt. Ordnen Sie diese per Drag-and-Drop den Feldern im Azubi-Navigator auf der linken Seite zu.

Alle Spalten sind Pflichtfelder und müssen zugeteilt und ausgefüllt werden.

Importieren

Nachdem Sie die Importprofile angelegt und Ihre Import-Tabelle vervollständigt haben, können Sie den Import durchführen.

Klicken Sie nun unter „Weiter“ stattdessen auf „Plandaten importieren“. Wählen Sie Ihre erstellte Vorlage aus und lassen Sie zunächst den gelben Regler auf Testimport stehen, damit Sie den Vorgang einmal überprüfen können.

Im nächsten Schritt wählen Sie Ihre Datei mit den Import-Daten der Personalverantwortlichen aus.

Wenn Sie nun auf „Weiter“ klicken, wird der Import einmal beispielweise durchgeführt, ohne dass die Daten tatsächlich ins System übertragen werden. Das Ergebnisprotokoll macht Sie auf ggf. auftretende Unstimmigkeiten aufmerksam.

Sobald Sie diese beseitigt haben und bei einem wiederholten Testdurchlauf nur noch die Zeile „Datei wurde eingelesen und nicht (Testmodus) verarbeitet“ erscheint, führen Sie den Import ein letztes Mal durch und nehmen den Haken bei Testimport im ersten Schritt raus.

Mögliche Unstimmigkeiten im Ergebnisprotokoll:

Wenn ein Standort „nicht gefunden“ wird, unterscheidet sich womöglich die Schreibweise in der Tabelle von der im System. Achten Sie dabei insbesondere auf Tippfehler oder Leerzeichen.
Ein "unbekannter Fehler", der das Datum betrifft, weist auf ein falsches Format der Angabe hin.

So kann das im Alltag aussehen

Coming soon.